Makalah Perencanaan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari perencanaan, memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

                                      

1.2    Tujuan

a.       Mengetahui pengertian perencanaan

b.      Mengetahui pengertian perencanaan menurut para ahli

c.       Mengetahui apa saja syarat-syarat perencanaan

d.      Mengetahui apa saja fungsi perencanaan

e.       Mengetahui apa saja tujuan perencanaan

f.       Mengetahui jenis-jenis perencanaan

g.      Mengetahui unsur-unsur perencanaan

h.      Mengetahui apa saja penyebab perencanaan gagal

i.        Mengetahui apa saja hambatan dalam perencanaan

j.        Mengetahui cara mengatasi hambatan perencanaan

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

a.       Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

1.      Garth N.Jone

Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

2.      M.Farland

Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

3.      Abdulrachman (1973)

Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.

4.      Siagian (1994)

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

5.      Terry (1975)

Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

6.      Kusmiadi (1995)

Perencanaan adalah  proses dasar yang kita gunakan  untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.

7.      Soekartawi (2000)

Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.

8.      Wilson

Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

b.    Syarat-syarat Perencanaan

·      Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

1.      Logis, masuk akal;

2.      Realistik, nyata;

3.      Sederhana;

4.      Sistematik dan ilmiah;

5.      Obyektif;

6.      Fleksibel;

7.      Manfaat;

8.      Optimasi dan efisiensi.

·      Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :

1.      Limitasi dan kendala;

2.      Motivasi dan dinamika;

3.      Kepentingan bersama;

4.      Norma-norma tertentu.

·         Faktor-faktor dasar perencanaan :

1.      Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi);

2.      Idiologi dan falsafah;

3.      Sasaran dari tujuan pembangunan;

4.      Dasar Kebijakan;

5.      Data dan metode;

6.      Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.

c.    Fungsi Perencanaan

1.         Menjelaskan secara tepat tujuan-tujuan serta cara-cara mencapai tujuan.

2.         Sebagai pedoman bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi pada pelaksanaan rencana yang telah disusun.

3.         Merupakan alat pengawasan terhadap pelaksanaan program.

4.         Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan segala sumber daya yang dimiliki organisasi.

5.         Memberikan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap pelaksanaan, sehingga dapat meningkatkan kerja sama/koordinasi.

6.         Menetapkan tolok ukur (kriteria) kemajuan pelaksanaan program setiap saat.

d.   Tujuan Perencanaan

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan,prosedur,dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis,karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan.

3.      Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi. 

2.2  Jenis-jenis Perencanaan

a.       Jenis perencanaan menurut prosesnya

1.      Policy Planning

Merupakan suatu rencana yang memuat kebiajkan-kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifatumum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakanitu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.

2.      Program Planning

Merupakan perincian dan penjelasandaripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanyamemuat, hal-hal berikut:

·               Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan

·               Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan

·               Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

·               Prosedur kerja yang harus dipatuhi

·               Struktur organisasi yang harus dipenuhi

3.      Operational Planning (perencanaan kerja)

Merupakan suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperticara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalamperencanaan ini adalah: Analisa daripada program perencanaan, seperti: Penetapan prosedur kerja, metode-metode kerja, tenaga-tenaga pelaksana, waktu, dan sebagainya.

b.      Jenis perencanaan menurut jangka waktunya

1.      Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yangdalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tigatahun

2.      Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1 hingga tiga tahun

3.      Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yangpelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun

c.       Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya

1.      National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah negara

2.      Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

3.      Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas.

d.      Jenis perencanaan menurut penggunaannya

1.      Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi

2.      Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secaraberulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali.

2.3  Unsur-Unsur Perencanaan

a.       Pemantauan secara teratur terhadap rencana strategis

Pemantauan ini meliputi laporan-laporan ringkas, data unjuk kerja, perkiraan-perkiraan yang di tinjau kembali, penegasan-penegasan, dan pembaharuan-pembaharuan.

b.      Peran pemimpin dalam proses perencanaan

·         Menyeimbangkan permintaan-permintaan dan sasaran-sasaran berbagai macam rencana

·         Meninjau kembali dan memberi penilaian realistis

·         Menyediakan umpan balik

·         Memecahkan konflik-konflik dan kerugian-kerugian

·         Menjadi wasit terakhir atas keuntungan, pertumbuhan dan citra

·         Menjadi pembicara yang efektif mengenai sasaran-sasaran perubahan

c.       Membuat daftar periksa

d.      Membuat pengandaian-pengandaian

Dalam suatu proses perencanaan strategis yang teratur, berikan dua paket perencanaan kepada masing-masing manajer agar hasil-hasil terakhirnya akan mengikuti format yang sama dan gampang ditinjau kembali dan dikonsolidasikan.

2.4  Tahapan Dalam Perencanaan

Tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain :

1.      Identifikasi Persoalan

2.      Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif

3.      Proyeksi keadaan di masa akan datang

4.      Pencarian dan penilaian berbagai alternative

5.      Penyusunan rencana terpilih.

2.5  Penyebab Perencanaan Gagal

a.       Supervisor terlalu optimis

b.      Supervisor gagal mencek fakta

c.       Komunikasi supervisor salah

Tidak ada rencana yang dapat berjalan, jika komunikasi tidak memadai. Program tidak dapat maju dengan lancar kecuali jika setiap orang yang terlibat memahami dengan jelas bagian yang diperankannya. Terlalu sering para supervisor yang telah memberikan instruksi secara umum begitu saja menganggap bahwa para bawahan mengetahui secara tepat apa yang diharapkan dari mereka, padahal ini mungkin jauh dari benar. Akibatnya terdapat langkah awal yang keliru, kesalahan yang tidak perlu, dan kekacauan dimana-mana.

2.6  Hambatan Dalam Penetapan Perencanaan

a.       Tujuan yang Tidak Tepat

Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai.

b.      Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat

Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.

c.       Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks

Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang.

d.      Keengganan untuk Menetapkan Tujuan

Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan.

e.       Penolakan terhadap Perubahan

Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi.

f.       Keterbatasan  

Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.

2.7  Mengatasi Hambatan Perencanaan

a.       Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

b.      Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan.

c.       Konsistensi atau revisi dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal. Konsistensi horizotal berarti bahwa tujan  seharusnya konsisten diseluruh organisasi atau dari satu departemen ke departemen lainnya.

            Konsistensi  vertikal  berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala.

d.      Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pemikiran yang menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan bagaimana pencapaiannya.

Perencanaan juga bisa untuk mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang.

Penyebab perencanaan gagal, yaitu di antaranya Supervisor terlalu optimis, Supervisor gagal mencek fakta, dan komunikasi supervisor salah. Ada juga beberapa hambatan dalam penetapan perencanaan, yaitu antara lain sebagai berikut: tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, lingkungan yang dinamis dan kompleks, keengganan untuk menetapkan tujuan karena mungkin kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan, penolakan terhadap perubahan, keterbatasan apa yang dapat dilakukan organisasi.